Richtiger Umgang mit personenbezogenen Daten einer Bewerbung

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Veröffentlicht am 03.12.2018

Von Andrea Wünscher, Juristische Mitarbeiterin der Kanzlei Dr. Zeilinger
www.christianzeilinger.at

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Alle Arbeitgeber, die auf der Suche nach Mitarbeitern sind, haben es im Bewerbungsprozess mit zahlreichen personenbezogenen Daten zu tun. Teils zählen diese auch zu den sogenannten „sensiblen Daten“ – wie beispielsweise die ethnische Angehörigkeit oder Religion. Die DSGVO enthält einige neue Regelungen, wie man mit den Informationen umzugehen hat, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht überprüft derzeit in einigen deutschen Unternehmen mittels eines Fragebogens die Richtigkeit der Vorgehensweise.

Der oberösterreichische Rechtsanwalt und Datenschutzexperte Dr. Christian Zeilinger erklärt zur Relevanz für hierzulande ansässige Unternehmen: „Auch seitens der österreichischen Datenschutzbehörde könnte in Zukunft eine ähnliche Prüfung von heimischen Unternehmen erfolgen.“ Die Beantwortung der Fragen bezieht sich daher auf das österreichische Recht.

  1. Art. 13 DSGVO sieht eine Informationspflicht des Verantwortlichen gegenüber der betroffenen Person vor. Diese Pflicht besteht demgemäß auch im Bewerbungsverfahren. Wie kommen Sie als potentieller Arbeitgeber im Bewerbungsverfahren Ihren Informationspflichten gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern nach? Falls Sie dazu entsprechende Informationsblätter verwenden, bitten wir Sie, uns eine Kopie davon zuzusenden.

Kanzlei Dr. Zeilinger: Der potenzielle Arbeitgeber hat eine umfassende Informationspflicht seinen Bewerbern gegenüber. Es muss beispielsweise über den Zweck und die Dauer der Datenspeicherung oder das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde informiert werden. Unwesentlich ist dabei, ob eine Bewerbung per E-Mail oder auf dem Postweg eingegangen ist – der Bewerber muss jedenfalls über seine Rechte in Kenntnis gesetzt werden. Um diese Anforderung zu erfüllen, ist es empfehlenswert, bereits vor Beginn eines Bewerbungsverfahrens ein Informationsblatt von einem Anwalt erstellen zu lassen. Dieses kann danach auch für weitere erhaltene Bewerbungen verwendet werden.

  1. In welchen Fällen werden im Bewerbungsverfahren Rückfragen beim früheren Arbeitgeber gestellt (z.B. Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses). Auf welche Rechtsgrundlage stützen Sie diese Rückfragen? Falls Sie dazu entsprechende Informationsblätter verwenden, bitten wir Sie, uns eine Kopie davon zuzusenden.

Kanzlei Dr. Zeilinger: Werden Rückfragen beim früheren Arbeitgeber gestellt, ergeben sich nach österreichischem Recht gleich mehrere Problemfelder. Zum einen muss in der Datenschutzerklärung angeführt werden, an wen Daten weitergegeben werden. Der Bewerber muss also darüber informiert werden, wer seine personenbezogenen Daten erhält.

Zum anderen setzt auch das Arbeitsrecht gewisse Schranken. Der Oberste Gerichtshof stellte fest, dass bei Auskünften im Einzelfall eine Abwägung erfolgen muss, ob der potenzielle neue Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an den Informationen hat. Rein sachliche Auskünfte über für die Arbeitsstelle erforderliche Fähigkeiten sind unproblematisch, solange sie wahrheitsgemäß erteilt werden. Nicht angeführt werden dürfen allerdings etwa die Anzahl und Dauer von Krankenständen.

  1. Welche Abteilungen oder Bereiche haben im Unternehmen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen? Erhalten diese die Bewerbungsunterlagen elektronisch oder in Papierform?

Kanzlei Dr. Zeilinger: Wichtig ist, dass nur die Entscheidungsträger Zugriff auf die Daten der Bewerber haben dürfen. Dies kann die Geschäftsführung, Personalabteilung oder zuständige Fachabteilung sein. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass die personenbezogenen Daten nicht von jedem Mitarbeiter eingesehen werden können. Die Erstellung einer Liste mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ist hierfür hilfreich und empfehlenswert.

 

  1. Wie stellen Sie sicher, dass die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in den Abteilungen oder Bereichen wieder gelöscht werden?

Kanzlei Dr. Zeilinger: Abgesehen von gewissen Aufbewahrungspflichten (siehe dazu Frage 5.), gilt für die betroffenen Personen das Recht auf Löschung. Sobald personenbezogene Daten für den Verarbeitungszweck nicht mehr notwendig sind, tritt für den Verantwortlichen die Löschungspflicht ein. Daher ist es ratsam, für das eigene Unternehmen ein Löschkonzept zu erstellen, damit diese Vorgabe pflichtgemäß erfüllt wird.

  1. Wann werden die Daten der abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber gelöscht?

Kanzlei Dr. Zeilinger: Die Speicherfrist solcher Daten beträgt wegen möglicher Diskriminierung bei Bewerbungen 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Nach Ablauf dieser Frist müssen alle Daten gelöscht werden, außer der Betroffene hat eine Einwilligungserklärung zur längeren Verarbeitung abgegeben –  z.B. damit die Bewerbung in Evidenz gehalten wird. Darüber hinaus ist eine Verarbeitung dann zulässig, wenn andere Rechtsnormen dies erlauben oder verlangen.

  1. Existiert in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Eintrag für Bewerbungsverfahren? Falls ja, bitten wir Sie, uns diesen Ausschnitt aus Ihrem Verzeichnis zuzuschicken. Falls nein, warum ist das nicht im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt?

Kanzlei Dr. Zeilinger: Die DSGVO sieht eine Dokumentationspflicht für Verarbeitungstätigkeiten vor, welches der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen ist. Das Bewerbungsverfahren muss in diesem Verzeichnis erfasst werden.

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